Entsorgungsnachweise und Dokumentationspflichten – Was Unternehmen wissen und nachweisen müssen

von Christian Müller

Wer gewerblich Abfälle entsorgt, muss dokumentieren, was er entsorgt, wie viel und wohin. Das klingt nach Bürokratie. Aber wer diese Dokumentation vernachlässigt, riskiert erhebliche Konsequenzen. Schon bei Kleinigkeiten können Geldstrafen von bis zu 50.000 Euro und mehr fällig werden. Bei schweren Verstößen drohen sogar Freiheitsstrafen. Wer bestimmte Mengenschwellen überschreitet und keine Nachweise führt, macht sich der illegalen Abfallentsorgung schuldig. In diesem Beitrag erkläre ich, welche Nachweispflichten für Unternehmen gelten, wo die Mengenschwellen liegen und wie ein Entsorgungsfachbetrieb die Dokumentation vereinfacht.

Welche Gesetze Sie kennen müssen

Die wichtigste Rechtsgrundlage für Entsorgungsnachweise ist die Nachweisverordnung (NachwV). Sie regelt, wann ein Nachweis erforderlich ist, für welche Mengen und in welcher Form. Ergänzend gilt das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG), das in § 49 die Registerpflichten und in § 50 die Nachweispflichten festlegt. Für die Klassifizierung von Abfällen ist die Abfallverzeichnis-Verordnung (AVV) maßgebend. Sie ordnet jedem Abfall eine sechsstellige Schlüsselnummer zu. Die ersten beiden Ziffern beschreiben die Herkunft. Der Schlüssel 17 steht zum Beispiel für Bau- und Abbruchabfälle. Gefährliche Abfälle sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Daneben gilt die Gewerbeabfallverordnung (GewAbfV), die Trennpflichten und deren Dokumentation regelt. Alle diese Vorschriften greifen ineinander. Für Unternehmen ist entscheidend, dass die Beweislast beim Erzeuger liegt, d.h., Betriebe müssen im Zweifel nachweisen, dass Ihre Entsorgung ordnungsgemäß erfolgt ist.

Wann ist ein Abfall gefährlich? Das Beispiel Gartencarport

Viele Abfallerzeuger unterschätzen, wie schnell ein Material als gefährlicher Abfall eingestuft wird. Ein anschauliches Beispiel: Ihr Gartencarport aus Holz steht seit Jahren im Garten. Er steht solide und fest einfach nur dort. Sie können die Balken berühren. Er schützt Ihr Auto. Jahr um Jahr. Aber sobald dieser Carport abgerissen wird, kann das Holz als Sondermüll gelten. Der Grund: Durch Kesseldruckimprägnierung, Farbanstriche oder andere äußere Einflüsse hat das Holz möglicherweise Schadstoffe aufgenommen. Es wird dann als A-IV-Holz eingestuft, also als gefährlicher Abfall mit der AVV-Nummer 170204*. Und gefährlicher Abfall erfordert Entsorgungsnachweise. Dieses Holz im eigenen Garten als Osterfeuer zu verbrennen, wäre übrigens nicht rechtens, denn Ihrem Osterfeuer fehlt die Abgasreinigungsanlage, die für die Verbrennung solcher Materialien vorgeschrieben ist.

Die drei Mengenschwellen – und was jeweils gilt

Die Nachweisverordnung kennt drei zentrale Schwellen für gefährliche Abfälle. Unterhalb von 2 Tonnen pro Jahr – alle gefährlichen Abfälle zusammen, nicht proAVV – gilt die Kleinmengenregelung. In diesem Fall muss der Erzeuger nicht am elektronischen Abfallnachweisverfahren (eANV) teilnehmen. Er kann den Abfall selbst zu einer Entsorgungsanlage bringen und erhält dort einen Übernahmeschein.

Bei bis zu 20 Tonnen pro Schlüsselnummer, Anfallstelle und Jahr kann ein Entsorgungsunternehmen, das auch Einsammler ist, den Abfall über einen Sammelentsorgungsnachweis abholen. Dabei übernimmt der Beförderer bzw. Einsammler gegenüber dem Erzeuger die Entsorgerpflichten. Der Erzeuger erhält einen Übernahmeschein, den beide Seiten unterschreiben und aufbewahren müssen.

Spätestens wenn die Menge von 20 Tonnen pro Schlüsselnummer und Anfallstelle übersteigt, wird ein Einzelentsorgungsnachweis fällig. Dieser wird zwischen einem Erzeuger und einer Entsorgungsanlage geschlossen, elektronisch über das eANV abgewickelt und an die Behörde übermittelt. Erst wenn die Behörde den Nachweis bestätigt hat, darf die Entsorgung beginnen.

Wie die elektronische Nachweisführung funktioniert

Beim Einzelentsorgungsnachweis beschreibt der Erzeuger seinen Abfall: Welche Schadstoffe sind enthalten, welche Menge fällt an, über welchen Zeitraum? Der Entsorger bestätigt: Ich kann das annehmen, ich darf das, ich übernehme diesen Abfall. Dieses Dokument wird elektronisch signiert und an die Behörde gesendet. Für jeden einzelnen Transport wird anschließend ein Begleitschein erstellt. Der Beförderer signiert die Übernahme, die Entsorgungsanlage bestätigt den Eingang. Bei Großprojekten bedeutet das: Hunderte von Begleitscheinen erstellen, einer für jeden einzelnen Transport. Diese Fälle treten zum Beispiel auf beim Rückbau eines Gleisbetts oder bei einer Straßensanierung mit kontaminiertem Erdaushub.

Beim Sammelentsorgungsnachweis ist der Ablauf etwas anders. Hier schließt der Beförderer den Nachweis mit der Entsorgungsanlage. Gegenüber dem Erzeuger tritt er als Zwischenstelle auf. Der Erzeuger erhält lediglich einen papierhaften Übernahmeschein. Beide Seiten müssen ein Register führen und die Belege aufbewahren, damit bei einer Prüfung durch die Behörde alles nachvollziehbar ist.

Auch nicht gefährliche Abfälle müssen dokumentiert werden

Die elektronische Nachweisführung über das eANV gilt nur für gefährliche Abfälle. Aber auch bei nicht gefährlichen Abfällen bestehen Registerpflichten. Unternehmen müssen nachweisen können, wohin ihre Abfälle gegangen sind, egal ob Bauschutt, Holz oder Baumischabfall. Die Nachweisverordnung schreibt vor, wie diese Register zu führen sind: chronologisch, nach Abfallart geordnet, mindestens drei Jahre aufbewahrt.

Für Kunden, die ihren Containerdienst über unser Portal DÖRNER GO abwickeln, sind Wiegescheine, Lieferscheine und Entsorgungsnachweise dort digital hinterlegt.

Warum ein zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb den Unterschied macht

Als Entsorgungsfachbetrieb arbeiten wir in Hamburg im sogenannten privilegierten Verfahren. Das bedeutet: Wir erstellen den Entsorgungsnachweis, senden ihn elektronisch an die Behörde und können mit der Entsorgung beginnen, sobald die elektronisch Quittung des Behördenrechners vorliegt. Die Behörde muss nicht einzeln genehmigen. In anderen Bundesländern, etwa in Niedersachsen, möchte die Behörde bei jedem Nachweis mitreden.

Wer dennoch selbst am eANV teilnehmen will oder muss, etwa weil die 20-Tonnen-Schwelle überschritten wird, muss das über die elektronische Schnittstelle GADSYS tun. Allerdings bietet die GADSYS keine automatische Datensicherung. Alle Dateien müssen manuell heruntergeladen und gespeichert werden. Bei größeren Mengen empfehle ich deshalb einen spezialisierten Provider, der ein Programm zur Registerführung bereitstellt und für die Datensicherung sorgt.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

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